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電話溝通

打電話注意事項 接聽電話的基本禮儀

分類: 電話溝通 口才詞典 編輯 : 口才大全 發布 : 12-12

閱讀 :2759

目錄1.打電話注意事項
2. 接聽電話的基本禮儀
3.代接電話的禮儀

< 打電話注意事項>打電話注意事項

使用電話.總有一方是發起者。在通話雙方之中.發起者被稱為發話人。其通話過程稱作打電話。而被動接聽電話的一方,則被稱為受話人.其通話過程則稱作接聽電話。在整個通話過程中.發話人通常居于主動、支配的地位。作為“先發制人”的一方.若要使自己所打的電話既能正確無誤地傳遞信息、聯絡感情,又能為自己塑造完美的電話形象,則發話人在打電話時,就必須注意時間適宜、內容簡練、表現文明三個方面的打電話注意事項。在這三個方面稍有“閃失”,就會使自己塑造良好電話形象的努力功虧一簣。 石家莊口才培訓為你整理了兩方面打電話事項:

(一)時間適宜若要打好一次電話.首先就應當明確:通話唯有在適宜之時進行,才會事半功倍。打電話若是不考慮具體的時間問題.往往便會勞而無功。

考慮通話的時間問題,實際上是要注意兩個要害之點。其一,何時通話為佳?其二.通話多久為妙?

1.通話時間按照慣例.通話的時間有二:一是雙方預先約定的時間.二是對方方便的時間。

除有要事必須立即通告外,不要在他人的休息時間之內打電話。例如,每日上午7點之前、晚上10點之后、午休時間、節假日、等等。

在他人用餐之時打電,也未必合適。

給海外人士打電話,先要了解一下時差,不要不分晝夜地騷擾他人。

打公務電話.盡量要公事公辦。不要在他人的私人時間,尤其是時方的休假期間,去麻煩對方。此外,若是有意識地避開對方的通話高峰時間、業務繁忙時間、生理厭倦時間,打電話的效果必定更佳。

2.通話長度在一般情況之下.每一次通話的其體長度應有所控制,基本的要求是:以短為佳,寧短勿長。

在電話禮儀里,有一條“三分鐘原則”的打電話事項。實際上,它就是“以短為佳.寧短勿長”的基本要求的具體體現。它的主要意思是:在打電話時,發話人應當自覺地、有意識地將每次通話的長度,限定在三分鐘之內.盡量不要超過這一限定。


< 接聽電話的基本禮儀> 接聽電話的基本禮儀

在整個通話的過程中,受話人在接聽電話的基本禮儀是要注意的,雖然處于被動的位置,但也不可因此在禮儀規范方面得過且過。

根據禮儀規范,受話人接聽電話時,由于具體情況有所不同,需要分為本人受話、代接電話以及錄音電話等,以下對其分別予以討論。

(一)本人受話所謂本人受話,這里指的是由受話人本人親自接聽他人所打給自己的電話。在本人受話時,按照電話禮儀的要求.需要關注的問題。

花都區口才培訓小編為你整理接聽電話一共有二個:

1.接聽及時電話-一旦響起,即應立即停止自己所做之事,盡快予以接聽。

接聽電話是否及時,實質上反映著一個人待人接物的真實態度。

如果有可能的話,在電話鈴響以后,應親自接聽電話,輕易不要讓別人代勞,尤其是不要讓小孩子代接電話。不要鈴響許久,甚至響過幾遍之后,才姍姍來遲地去接電話。此舉并不說明自己日理萬機,而只說明自己妄自尊大。不過,-才響過一聲就拿起聽筒也顯得操之過急。

有時,那樣做還會令發話-吃一驚。在正常情況下.不允許不接聽他人打來的電話.尤其是“如約而來”的電話。

因特殊原因,致使鈴響過久才接電話,須在通話之初向發話人表示歉意。

在電話禮儀中,有一條“鈴響不過三聲”原則。它的含義是:接聽電話時,以鈴響三次左右拿起話筒為適當。在日常生活里,應盡量遵守這一原則。

2.應對謙和接電話時,受話人應努力使自己的所作所為合乎禮儀。特別要注意下列四點:

第一,自報家門。拿起話筒后,即應自報家門,并首先向發話人問好。向發話人問好。一是出于禮貌;二是為了說明有人正在接聽。當對方首先問好后,應立即問候對方。不要一聲不吭、裝神弄鬼、故弄玄虛。至于要自報家門,則是為了讓發話人驗證一下.是否撥錯了號碼.

或找錯了人。自報家門時所說的內容.可參照發話人自報家門時的那幾種模式酌定。在私人寓所接聽電話時。為了自我保護,有時可以用電話號碼作為自報家門的內容.或者不必自報家門。

第二,聚精會神。在通話時.不論是何緣故.都應聚精會神地接聽電話。不允許三心二意、心不在焉,或是把話筒置于一旁,任其“自言自語”。在通話過程中,對發話人的態度應當謙恭友好,當對方身份較低時或有求于己時,更應表現得不卑不亢。不要拿腔拿調,不要對對方戲弄嘲諷,傷害其自尊心。更不要一言不發,有意冷場。


< 代接電話的禮儀>代接電話的禮儀

在日常生活里,人們經常有機會為其他人代接、代轉電話。代接、代轉電話時,尤其需要注代接電話的禮儀比如禮尚往來、尊重隱私、記憶準確、傳達及時四個方面的具體問題。 唐山口才培訓小編整理代接電話的禮儀有:

1代接電話的禮儀,.禮尚往來接電話時,假如對方所找非己,不要口出不快,拒方代為接聽的請求,尤其是不要對對方所找之人口有微詞,或是對方要找的人就在身邊,卻偏偏告之以“不在”。至于非要說“沒有你找的這個人”,則更屬非禮。

同事、家人之間,互相代接電話,是互利互助之事,所以講究禮尚往來、有來有往。連電話都懶得為人代接的人,在現實生活里往往是難以取信于人的。

2.代接電話的禮儀,尊重隱私在代接電話時,不要充當“包打聽”,不要向發話人詢問對方與其所找之人的關系。當發話人有求于己,要求轉達某事給某人時,則要嚴守口風。切勿隨意擴散、廣而告之.辜負了他人的信任。

即使發話人所要找的人就在附近,也不要大喊大叫,而鬧得人人皆知、四鄰不寧。當別人通話時.不要進行“旁聽”.更不要插嘴。

3.代接電話的禮儀,記憶準確若發話人所要找的人不在.可在向其說明后.問一下對方是否需要代為轉達。如對方有此請求,即應相助于人。

對發話人要求轉達的具體內容,比較好認真做好筆錄。在對方講完之后,還應重復一遍,以驗證自己的記錄是否正確無誤,免得誤事。記錄他人電話,應包括通話者單位、姓名、通話時間、通話要點、是否要求回電話、回電話時間等幾項內容。

4.代接電話的禮儀,傳達及時接聽尋找他人的電話時,首先必須明確“對方是誰”、“現在找誰”

兩個問題。若對方不愿講第一個問題,可不必勉強。若對方所要找的人不在,可先以實相告,再詢問對方“來系何人”、“所為何事”,若將二者先后次序顛倒了就可能使發話人產生疑心。

若發話人所找的人就在附近,應立刻去找,不要拖延。若答應發話人代為傳話。則應盡快落實,不要置之腦后,或是存心拖延時間。

不到萬不得已時,不要把自己代人轉達的內容,再托他人轉告。那樣一來,一則容易使內容走樣,二則難保不會耽誤時間。此外,還有可能導致所要轉達的信息對外擴散。


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